L’administration du syndicat de copropriété

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Les administrateurs sont les mandataires de la collectivité des copropriétaires en ce qui concerne la conservation de l’immeuble, l’entretien et l’administration des parties communes, la sauvegarde des droits afférents à l’immeuble ou à la copropriété, ainsi que toutes les opérations d’intérêt commun.

 Les fonctions du conseil d'administration sont notamment les suivantes :

• conserver et entretenir l’immeuble ;
• tenir les livres et les registres ;
• déterminer les contributions aux charges communes et au fonds de prévoyance ;
• percevoir les contributions aux charges communes ;
• préparer les budgets annuels ;
• convoquer les assemblées annuelles ;
• s’assurer de la validité de l’assurance collective ;
• s’assurer d’une saine gestion de la copropriété ;
• faire respecter la déclaration de copropriété.

Le conseil d’administration

La composition du conseil d’administration du syndicat de copropriété, les conditions d’éligibilité, le mode de nomination des administrateurs ainsi que leur rémunération, les postes de dirigeants sont déterminés dans le règlement de l’immeuble.

Le conseil peut être composé de plusieurs personnes ou d’une seule personne (lorsqu’il s’agit d’une petite copropriété ou pour les nouvelles copropriétés pendant la période transitoire où le promoteur immobilier est responsable de l’administration).

Dans la plupart des copropriétés, le conseil d’administration comporte trois (3) administrateurs. Un petit nombre de membres facilite la prise de décision et la gestion de la copropriété. Dans le cas où il s’agirait d’une grande copropriété, le nombre d’administrateur est habituellement de cinq (5) administrateurs et, quant aux petites copropriétés, l’administrateur unique y est souvent privilégié. 

• Le mode de nomination des administrateurs

Plusieurs modes de nomination existent pour désigner les administrateurs. Il peut s’agir d’une élection, d’une nomination par certains membres seulement, d’une nomination spécifique dans la déclaration de copropriété ou au règlement de l’immeuble, ou un mélange de ces modes de nomination. Habituellement, les administrateurs sont élus chaque année par l’assemblée des copropriétaires, étant donné que la durée de leur mandat est normalement d’une année.

• Les cas d’inhabilité des administrateurs

La loi énumère des situations où des administrateurs ne seraient pas habiles à siéger comme membre du conseil d’administration : les mineurs, les majeurs en tutelle ou en curatelle, les faillis et les personnes à qui le tribunal interdit l’exercice de cette fonction.

Il est à noter que le tribunal peut temporairement déclarer un administrateur inhabile à siéger s’il a été reconnu coupable d’un acte criminel ou de fautes répétitives à l’encontre de personnes morales autres que le syndicat de copropriété.

En plus de la loi, la déclaration de copropriété pourrait aussi prévoir d’autres situations.

• La rémunération des administrateurs

Pour établir la rémunération des administrateurs, l’assemblée des copropriétaires doit être consultée. Toutefois, la décision finale appartient au conseil d’administration puisque la rémunération apparaît au budget, lequel doit tout de même être soumis aux copropriétaires à chaque année.

• Les réunions du conseil d’administration

Le fonctionnement des réunions est prévu au règlement de l’immeuble.

Quant aux décisions, elles sont normalement prises à la majorité des membres lors des réunions du conseil, mais il est possible que le règlement prévoie d’autres formalités.

Il est possible d’adopter des résolutions écrites, signées par tous les membres du conseil d’administration pour valoir comme une décision sans tenir de réunion.

Par ailleurs, il est important de noter que les administrateurs ne peuvent se faire représenter par procuration à une réunion, comme c’est le cas des copropriétaires, puisqu’ils ont été choisis et nommés, notamment pour leurs compétences.

• Les devoirs et les responsabilités des administrateurs

Les devoirs, les responsabilités et les droits des administrateurs sont contenus à la déclaration de copropriété et au Code civil du Québec.

En tout temps, pendant la durée de leur mandat, les administrateurs doivent agir avec prudence et diligence. Ils ont l’obligation de se comporter de façon loyale et honnête envers le syndicat de copropriété, de ne pas se placer en situation de conflit d’intérêt et d’agir dans l'intérêt du syndicat de copropriété.

Les principaux devoirs que doivent remplir les administrateurs sont les suivants :

• agir en respectant la Charte des droits et libertés ;
• ne pas confondre ses biens personnels avec ceux du syndicat de copropriété ;
• ne pas utiliser de façon personnelle des biens appartenant au syndicat de copropriété ;
• ne pas utiliser d’informations obtenues dans le cadre de ses fonctions ;
• ne pas se trouver en situation de conflit d’intérêt entre ses intérêts personnels et ses obligations d’administrateur ;
• dénoncer tout conflit d’intérêt au conseil d’administration ;
• rendre compte de son administration annuellement ;
• gérer les affaires de la copropriété avec diligence en respectant les délais prévus ;
• appliquer la déclaration de copropriété et voir à son respect par les copropriétaires ;
• etc.

Les assemblées de copropriétaires

Les assemblées de copropriétaires, tenues au moins une fois par année, sont nécessaires et essentielles au bon fonctionnement de la copropriété. Elles permettent notamment d’échanger les idées des copropriétaires et de discuter de celles-ci lorsque vient le moment de voter sur les questions prévues à l’ordre du jour.  

Les assemblées peuvent être faites de deux façons. La première a lieu en assemblée où les copropriétaires se réunissent, discutent et votent des résolutions qui seront consignées dans un procès-verbal. La seconde est celle où il y a plutôt adoption de résolutions écrites qui tiennent lieu et place d’assemblée. 

• La convocation de l’assemblée de copropriétaires

Qu’il s’agisse d’une assemblée annuelle ou spéciale, la convocation se fait par avis, généralement par les membres du conseil d’administration du syndicat de copropriété. Les copropriétaires peuvent toutefois la convoquer eux-mêmes, lorsqu’ils détiennent au moins 10 % des droits de vote et qu’aucun administrateur n’agit dans un délai de 21 jours suivant la réception d’un avis des copropriétaires qui réclame au conseil d’administration de convoquer une assemblée. Cette convocation doit néanmoins se faire de bonne foi et pour des motifs raisonnables.

Conformément à la loi, certains documents doivent être joint à l’avis :

• le bilan ;
• l’état des résultats du dernier exercice financier ;
• un état des dettes et des créances ;
• le budget prévisionnel ;
• tout projet de modification à la déclaration de copropriété ;
• une note sur les modalités essentielles des contrats proposés et des travaux projetés.

• Le quorum des présences à une assemblée de copropriétaires

Généralement, le quorum est atteint lorsque les copropriétaires détenant la majorité des voix sont présents. Dans certains cas, la déclaration de copropriété peut hausser le quorum prévu par la loi, mais en aucun cas elle ne peut prévoir un quorum moins élevé.

Si le quorum n’est pas constitué comme il se devrait, l’assemblée est alors ajournée à une autre date. Lorsque vient la deuxième assemblée, le quorum est alors formé des copropriétaires qui se présente (présents ou représentés) et le maintien du quorum pendant toute la durée de l’assemblée au trois quarts (3/4). Dans ce dernier cas, lorsqu’il n’y a plus quorum, l’assemblée peut, pour une seconde fois, être encore ajournée si un copropriétaire le réclame.

• Le droit de vote des copropriétaires

Sauf exceptions concernant la réduction des droits de vote prévues par la loi, tous les copropriétaires peuvent être présents à l’assemblée et y voter.

Chaque copropriétaire a le droit de se faire représenter par un mandataire de son choix en lui donnant une procuration écrite.

Lors du vote, le nombre de voix de chaque copropriétaire est proportionnel à la valeur relative de sa fraction. S’il y a plus d’un copropriétaire par fraction, le nombre de voix doit être séparé entre les copropriétaires indivis en fonction de leur quote-part indivise du droit de propriété.

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