La création et le rôle du syndicat de copropriété
C’est la déclaration de copropriété, au moment de sa publication au Registre foncier du Québec, qui constitue le syndicat de copropriété. Celui-ci devient alors une personne morale représentée par ses administrateurs qui doivent voir, de manière générale, à l’intérêt collectif des copropriétaires de l’immeuble.
Le syndicat de copropriété doit être immatriculé au Registraire des entreprises du Québec et ses informations doivent être mises à jour annuellement.
Le syndicat a pour principale fonction la gestion de l’immeuble. Il veille à l’entretien, à la conservation et à l’administration de l’immeuble. Il assure également la sauvegarde des droits afférents à l’immeuble ou à la copropriété et à l’intérêt commun.
La conservation de l’immeuble
La conservation de l’immeuble est une obligation qui incombe au conseil d’administration du syndicat de copropriété. Les travaux de transformation, d’agrandissement ou d’amélioration des parties communes, ainsi que la répartition du coût de ces travaux sont soumis à l’approbation par un vote spécial des copropriétaires.
Le syndicat de copropriété est responsable des travaux majeurs de réparation et de remplacement, qu’ils touchent à la fois les parties privatives ou les parties communes, dans le cadre de la conservation de l’immeuble. Il peut s’agir des rénovations :
- de fenêtres ;
- d’ascenseur ;
- de balcons ;
- de poutres de l’immeuble ;
- de murs portants ;
- du remplacement des couvertures ;
- des murs de soutènement ;
- des systèmes de chauffage/d’électricité/plomberie ;
- des systèmes électroniques
- etc.
Les réparations sont qualifiées de majeures lorsqu’elles portent sur une partie importante du bien et qu’elles nécessitent une dépense exceptionnelle. Dans le cas où il s’agit de travaux majeurs nécessaires à la conservation de l’immeuble ou de travaux urgents touchant la partie exclusive d’un copropriétaire, le syndicat de copropriété peut, sans consulter le copropriétaire de la partie, effectuer les rénovations qui s’imposent. Dans ce cas, le copropriétaire concerné doit donner accès à sa partie exclusive afin que les travaux puissent être effectués.
L’entretien de l’immeuble
Afin de maintenir l’immeuble en bon état, de le préserver des altérations qui pourraient survenir avec les années ou à la suite de certains événements envisageables ou imprévus, un entretien constant doit être effectué par le syndicat. Il peut s’agir du nettoyage, du déneigement, de l’entretien paysager ou du remplacement d’équipements quelconques.
Par ailleurs, certains immeubles en copropriété sont assujettis au Chapitre Bâtiment du Code de sécurité administré par la Régie du bâtiment du Québec qui leur impose des entretiens particuliers et une tenue de registre qui démontre l’exécution des entretiens périodiques.
C’est le critère de nécessité qui distingue lesdits travaux d’entretien des autres travaux « d’agrément » pour la transformation, l’agrandissement ou l’amélioration de l’immeuble qui nécessitent l’approbation par un vote spécial des copropriétaires.
- L’entretien des parties communes
Le devoir d’entretien du syndicat de copropriété est habituellement limité à l’entretien des parties communes. Il serait indiqué de vérifier la déclaration de copropriété pour savoir si l’entretien des parties communes à usage restreint revient au syndicat. En contrepartie, ces charges reliées à l’entretien des parties communes à usage restreint pourraient être assumées par le copropriétaire qui bénéfice de son usage exclusif.
Par contre, il n’est pas rare que la déclaration de copropriété prévoie un partage de cet entretien entre le syndicat de copropriété et le copropriétaire de la partie commune à usage restreint. Par exemple, il pourrait être indiqué que le propriétaire voit au nettoyage des fenêtres ou à l’entretien courant de son casier de rangement.
- L’entretien des parties privatives
La responsabilité d’entretien qui échoit au syndicat de copropriété ne s’étend qu’aux espaces communs. Par contre, la déclaration de copropriété peut prévoir autre chose, notamment le cas où le syndicat serait responsable de l’entretien des parties privatives pour le déneigement des espaces exclusifs de stationnement. Toutefois il faudra vérifier la déclaration de copropriété pour la répartition des charges aux copropriétaire des parties privatives concernées.
Les travaux particuliers : travaux de mise aux normes
Advenant le cas où le syndicat de copropriété reçoit un avis de non-conformité aux lois et aux règlements municipaux en vigueur, il devra procéder aux travaux afin de corriger la situation. Les travaux pourraient alors s’avérer obligatoires pour des raisons de sécurité, d’hygiène, de salubrité ou de protection de l’environnement.
Puisqu’il s’agit là de travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble, le syndicat de copropriété peut prendre seul cette décision, sans obtenir le consentement des copropriétaires.
Conseil pratique : le Carnet d’entretien périodique
Un rapport du Comité consultatif sur la copropriété a été présenté au Ministre de la justice en 2012. Il a été soulevé l’importance pour tous les syndicats de copropriété d’exécuter les entretiens requis et de se munir d’un carnet d’entretien périodique.
Le carnet d’entretien est en fait un registre dans lequel nous retrouvons l’historique du bâtiment et toutes les interventions qui ont eu lieu ainsi que les travaux prévisibles pour l’avenir. Il contient également les principales caractéristiques de construction et les caractéristiques techniques de l’immeuble. Il fait aussi état de tous les contrats conclus avec le syndicat de copropriété, tels les contrats d’entretien, de maintenance, de garantie et d’assurance. Il prévoit enfin le suivi des travaux qui ont lieu et ceux à venir, le tout dans un plan de gestion établi par le syndicat de copropriété.